Søndre Land kommune har et felles sak-/arkivsystem ESA for saksbehandling i alle enheter.
For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet, publikumsforvaltning og tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til registeransvarlige eller arkivtjenesten, evt. depotinstitusjonen for opplysninger som ligger i avleverte system, databaser og registre.
De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:
- sak-/arkivsystem
- fagsystem
Sak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter som lagres i saksmapper i saksarkiv og andre arkivdeler som personalsaker, bygge- og delingssaker, og/eller utvalgssaker. Saksbehandlere tildeles tilgang utfra hvor vedkommende er organisert - Organisasjonsenhet. I tillegg kan saksbehandler ha tilgang til forskjellige tilgangsgrupper. Det er egne tilgangsgrupper for personalsaker, elevsaker, startlån, utkastelse og legat. Dette gjør at en begrenser tilgang til sensitiv informasjon til de saksbehandlere som skal jobbe med disse sakene.
Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbaser , forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Legekontor, skoler og barnehager har også egne fagsystem. Eksempel på fagsystemer er: Unique, Oscar, Gerica.
Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.
De aktive systemene ligger i mappen "Elektroniske system i bruk" og de avsluttede systemene i mappen "Avsluttede elektroniske system".
Spesialiserte fagsystemer ligger under den sektoren de er satt opp for. Felles system (f.eks. personalsystem) ligger det på øverste nivå under mappen "Fagsystem, databaser og registre". Andre registre og databaser til støtte for saksbehandlingen (ofte selvutviklet) ligger i mapper for "databaser og registre for aktuell sektor" eller mappen "Felles databaser og registre".
