I begynnelsen av hver mnd søker arkivleder opp alle utgående journalposter med status R. Dokumenter med status R er ikke ferdigstilte, og kommer dermed ikke på postlista. Saksbehandler purres opp og gis en frist på en uke for å lagre dokumentet korrekt slik at det kommer på postlista. Dersom dette ikke er et utgående dokument, men saksbehandler har benyttet feil mal, informeres saksbehandler om dette, slik at riktig mal benyttes for fremtiden.

Samtidig med purring på journalposter med status R, gis leder tilbud om oversikt over avdelingens restanse. De kan få dette i papirformat, eller søke det opp i ESA selv. Det er leders ansvar å følge opp avdelingens restanse slik at svarfrist i forhold til forvaltningsloven overholdes.

Til sommerferie og til jul, sender arkivleder det ut en epost til alle saksbehandlere med henstilling til å avslutte ferdige saker. Det henvises til rutiner for dette som ligger i Compilo.

Rutiner for oppretting av sak, journalpost mm. ligger i vårt kvalitetssystem Compilo. Her finnes også rutiner for avslutning av saker.

Fra 2018 ble det rutine å sette status A på alle utgående dokumenter, saksprotokoller/saksfremlegg og alle journalposter som var ekspedert og ferdig avskrevet av eventuelle interne mottakere.